Pengertian Surat Elektronik Disertai Contoh Penggunaannya
Diera modern saat ini, kebanyakan orang dalam hal menyampaikan informasi penting lebih memilih menggunakan surat elektronik ketimbang menuliskannya menggunakan media kertas.
Hal itu dikarenakan mulai proses pembuatan, pengiriman hingga ke penerimaan kepada yang bersangkutan dapat dilakukan dalam waktu hitungan detik.
Tentu saja ini sangat efektif dan efesien jika dilihat dari tenaga yang dikeluarkan, menghemat waktu dan biaya ketimbang menuliskan di kertas yang membutuhkan berlembar - lembar kertas, tak perlu menggunakan jasa pengiriman surat, dapat tersampaikan dengan baik langsung ke tujuan dan memberikan keuntungan lainnya.
Fungsi surat elektronik
Surat jenis ini pun dapat digunakan oleh siapa saja, mulai dari perusahaan, organisasi, sekolah, instansi pemerintahan bahkan dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi.
Namun, tetap saja surat elektronik atau surel ini hanya digunakan untuk menyampaikan atau menerima informasi tertentu saja.
Misalnya disuatu perusahaan, seorang bendahara perusahaan mengirimkan laporan keuangan dalam bentuk file dokumen ke atasannya menggunakan surat elekronik dengan media pengiriman email gmail, kemudian bagi seorang pelamar kerja mengirimkan surat lamaran kerja doc ke tempat tujuan menggunakan email.
Atau contoh surat elektronik lainnya dalam dunia blogging, jika seorang blogger membeli domain di penyedia layanan domain dan hosting, pastinya ia akan dikirimi surat elektronik ke email blogger tersebut yang menandakan bentuk pemberitahuan dari pihak penyedia layanan domain dan hosting.
 |
| Contoh Penggunaan Surat Elektronik Menggunakan Microsoft Outlook di Windows 10 |
Untuk mengakses dan menggunakan surel dapat kita lakukan menggunakan perangkat elektronik seperti laptop, komputer dekstop, tablet, smartphone dan sebagainya.
Pastinya, perangkat elektronik tersebut sudah terhubung ke jaringan internet. Untuk mengaksesnya kita membutuhkan browser atau aplikasi khusus yang terhubung ke website penyedia layanan surel seperti yahoo, gmail, microsoft dan sebagainya.
Etika penulisan surat elektronik
Jika untuk keperluan pribadi, penggunaan surel tak perlu memperhatikan etika bahasa dan penulisan.
Akan tetapi tetap saja tata cara penyampaian dalam penggunaan bahasa disampaikan secara sopan. Jika digunakan untuk keperluan dinas, maka andapun harus menggunaan etika dan tata cara penulisan yang baik dan benar.
Adapun etika menggunakan surat elektronik tersebut adalah sebagai berikut :
- Mengisi kolom isian subjek merupakan judul surat atau madsud dan tujuan surat
- Jika ingin melampirkan file, sebaiknya melampirkan file dalam ukuran kecil misalnya kurang dari 3 megabyte (3 Mb), agar penerima dapat mengakses file tersebut pada jaringan internet lambat
- Gunakan bahasa dengan santun dan sopan
- Tidak menggunakan huruf kapital, karena hal tersebut memberikan kesan bahwa anda sedang "berteriak" atau sedang kesal
Namun, terkadang dalam penggunaan sure juga sudah mulai ditinggalkan.
Untuk saat ini berbagai aplikasi berbasis android sudah tersedia di smartphone seperti facebook messeger, whatsapp, bbm, telegram dan sebagainya. Dengan menggunakan aplikasi ini, kita dapat mengirim pesan teks, file berupa gambar, dokumen, suara bahkan video.
Jika anda ingin menggunakan layanan surel, anda dapat membuat akun gmail.com, yahoo.com, hotmail.com dan sebagainya. Dapat digunakan gratis.
Menggunakan surat elektronik dengan menggunakan layanan penyedia email, sepertinya saat ini digunakan hanya untuk kepentingan dinas saja. Misalnya dalam urusan pekerjaan dan bisnis. Selebihnya dapat menggunakan aplikasi android yang jauh lebih mudah, cepat dan gratis tentunya.
