Pengertian Surat, Fungsi, Unsur, Jenis, dan Contohnya

Apakah anda pernah menulis surat ?

Kami pastikan anda pernah melakukannya, baik dalam bentuk penulisan surat resmi maupun menulis surat tidak resmi. Jika melihat sejarah dalam perjalanan waktu sejak dari dahulu hingga saat ini, penggunaan surat masih tetap dilakukan walaupun keberadaan teknologi sudah dapat menggantikan fungsinya.

Meskipun demikian, tetap saja menggunakan surat dengan media kertas bertuliskan tinta masih tetap dilakukan dan masih eksis hingga saat ini.

Apabila kita kembali ke era 90an, fungsi surat sangat begitu penting. Salah satu contohnya saja, untuk memberikan kabar berita antara kerabat keluarga yang jauh dengan jarak antar pulau dibutuhkan sepucuk surat kemudian dikirimkan melalui jasa pos, sehingga si penerima surat dapat mengetahui kabar berita dari si pembuat surat. Pengirimannya pun mewajibkan menggunakan amplop dengan penempelan perangko jenis tertentu.

Zaman kian berubah, pada masa kini hal tersebut sudah dapat tergantikan oleh alat komunikasi bernama perangkat seluler atau lainnya, sehingga kapan waktu kita dapat menanyakan kabar berita dari sanak saudara yang jauh tanpa ada kendala jarak.

Namun pada kenyataannya demikian, hingga kini pun masih ada yang menggunakan jasa pengiriman surat.

1. Pengertian surat

Berdasarkan defenisi secara umum diperoleh dari wikipedia, pengertian surat adalah alat komunikasi digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh si pembuat surat untuk disampaikan kepada pihak lain. 

Pada umumnya, diperlukan perangko jenis tertentu dan amplop kemudian dikirimkan melalui jasa pengiriman surat, kemudian akan disampaikan oleh pihak penerima surat.

2. Fungsi Surat

Fungsi surat sebenarnya bukan hanya sekedar menyampaikan informasi kepada orang lain. Masih ada banyak fungsi lainnya tergantung dari jenis - jenis surat yang dibuat dan tujuannya untuk kepentingan tertentu. Diantara fungsinya antara lain sebagai berikut :

a. Sebagai sarana komunikasi

dengan surat orang lain dapat berbicara kepada orang lain dan manyampaikan informasi dimilikinya atau hanya sebatas memberikan pesan dan saling berbagi informasi antara satu orang dengan orang lainnya atau antara kelompok satu dengan kelompok lainnya.

b. Sebagai sarana pengingat

Jika surat berisikan data - data dianggap penting, maka surat tersebut dapat disimpan agar sewaktu - waktu dapat dibutuhkan kembali. Jadi, dapat dibuat seperti arsip.

c. Sebagai sarana pemberitahuan 

Surat juga dapat digunakan untuk mengingatkan seseorang atau kelompok, fungsinya dapat berupa pengingat atau teguran. Di lain sisi, surat juga dapat berisikan informasi berupa pemikiran atau gagasan untuk memberitahukan kepada orang lain mengenai hal tersebut. Sebagai contoh, sebelum mahasiswa melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada suatu perusahaan, pastinya dari pihak universitas memberikan surat pemberitahuan untuk diberikan ke mahasiswa tersebut kemudian akan disampaikan ke perusahaan dimana tempat mereka PKL.

d. Sebagai bukti

Dalam urusan pekerjaan, ranah hukum dan bisnis, surat dapat dijadikan sebagai bukti otentik hitam di atas putih. Misalnya saja dalam urusan pekerjaan dapat berupa surat perjanjian, surat tanda terima dan jenis surat lainnya. Sedangkan dalam ranah hukum, surat juga dapat dijadikan sebagai barang bukti cukup kuat. Selain itu, surat juga dapat dijadikan sebagai fakta sejarah.

e. Sebagai sarana perwakilan

Surat dapat dijadikan untuk mewakili perorangan atau kelompok untuk mendatangi orang lain ditempat jauh. Biasanya surat berikan informasi penting dilengkapi dokumen - dokumen pendukung.

f. Sebagai sarana pengambil keputusan

Terkadang surat juga berisikan pedoman - pedoman penting dalam urusan pekerjaan. Dari pedoman penting tersebut, seseorang dapat membuat sebuah keputusan yang cukup penting pula

3. Jenis - Jenis Surat

Dikarenakan banyaknya fungsi dari surat yang dapat kita gunakan untuk kebutuhan sehari - hari, agar lebih mempermudah dalam hal membedakannya diantara sekian banyak jenis - jenis surat yang ada, secara umum dapat digolongkan menjadi tiga (3) jenis yakni :

1. Surat pribadi (surat tidak resmi), 
2. Surat resmi dan 
3. Surat niaga

Sedangkan berdasakan pemakaiannya dapat dikelompokkan menjadi dua (2) yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Berikut uraian penjelasannya dari masing - masing pengelompokkan :

a. Surat Resmi

Pengertian secara garis besar, surat resmi adalah surat yang digunakan oleh perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi atau perorangan untuk tujuan bersifat resmi. 

Biasanya digunakan oleh mereka yang masih ada kaitannya dengan dunia pekerjaan. Penulisannya pun menggunakan kaidah baku dan tidak sembarang tulis.

Adapun bagian - bagian terpenting pada surat resmi antara lain :

• Menggunakan bahasa baku/resmi dengan penyampaian kalimat secara singkat, jelas dan padat
• Menggunakan tata cara penulisan surat seperti penggunaan kertas khusus, ukuran dan jenis font, margin dan sebagainya
• Memuat tanda tangan dilengkapi dengan stempel atau cap khusus
• Menggunakan aturan baku dan sistematis terdiri dari beberapa bagian penting, diantaranya sebagai berikut :

1. Kop surat atau kepala surat terletak dibagian atas terdiri dari nama dan alamat perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi atau perorangan dengan penulisan huruf kapital, memuat logo dan terdapat nomor telp / email / fax. Dengan begini, orang lain selaku penerima surat akan mengetahui dari mana surat berasal dan mengetahui siapa pengirimnya


2. Tanggal pengiriman surat digunakan untuk mempermudah kapan waktu pembuatan surat yang dapat sewaktu - waktu digunakan sebagai pengingat kapan pembuatan surat dibuat. Dengan mengetahui tanggal surat, kita dapat membedakan mana surat tergolong baru atau sudah lama dibuat.


3. Nomor surat digunakan untuk mempermudah dalam pengaturan serta pengelompokan pembuatan surat berdasarakan isinya dan menjadikan surat yang ada memiliki kesan lebih akurat dalam hal surat menyurat.


4. Hal / perihal, cukup hanya membaca hal / perihal - seseorang dapat mengetahui tujuan surat oleh pembuat surat.


5. Lampiran menjelaskan bahwa ada berkas penting berupa dokumen / lembaran kertas yang dilampirkan bersamaan surat. Penulisan pada hal / lampiran dituliskan dengan menggunakan huruf sebagai keterangan banyaknya jumlah yang dilampirkan bersamaan dengan surat


6. Alamat tujuan - Pada surat resmi, alamat tujuan dituliskan pada dua (2( tempat. Pertama (1) pada sampul / amplop surat dan Kedua (2) pada lembaran surat. Penulisan alamat pada sampul surat dapat menggunakan kata kepada dengan penulisan alamat dengan jelas, sedangkan pada bagian lembaran surat, kata kepada dihilangkan, cukup menggunakan Yth.


7. Salam pembuka bertuliskan ucapan salam, pada umumnya hanya bertuliskan dengan hormat.


8. Isi surat - pada bagian ini cukup disampaikan secara singkat, jelas dan mudah dimengerti. Hal terpenting, madsud dan tujuannya dapat tercapai seperti yang tertulis pada hal / lampiran. Jumlah lembarannya pun dibatasi antara 1 hingga 2 lembar saja. Dibuat


9. Salam penutup berisikan sebuah ucapan terima kasih dan harapan. Dapat juga bertuliskan kesimpulan dari isi surat sebagai kalimat akhir dari pembicaraan.


10. Tanda tangan pengirim surat dibuat untuk memastikan bahwa surat yang dibuat dengan berasal dari sumber terpercaya, dipetanggungjawabkan dan bersifat resmi.


11. Tembusan dibuat dengan tujuan agar sewaktu - waktu dapat dilakukan pemeriksaan oleh pihak siapa saja yang memiliki kepentingan. Sebagai contoh, jika ada organisasi yang akan melakukan demontrasi, organisasi tersebut wajib membuat surat resmi yang dikirimkan ke polsek setempat kemudian dengan tembusan (surat yang sama pula) dikirimkan ke instansi / institusi terkait.

Setelah kita memahami bagian - bagain apa saja yang terpenting di dalam surat resmi, selanjutnya kita dengan mudah dapat membedakan, bahwa ini adalah surat resmi atau tidaknya.

Sehingga, dalam kehidupan sehari - hari setelah kita melihatnya, langsung saja kita dapat mengetahui surat jenis apa ini.

b. Contoh Surat Resmi

Adapun beberapa contoh surat yang termasuk dan menjadi bagian dari surat resmi adalah sebagai berikut : (Jika ingin membaca lebih lanjut, kami sarankan anda untuk mengunjugi tautan terkait)

• Surat kuasa adalah adalah surat yang dibuat oleh orang pertama kemudian akan memberikan kuasanya kepada orang kedua yang memiliki wewenang sama dengan orang pertama.

• Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang akan mengajukan diri memohonkan pekerjaan pada sebuah perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi dengan madsud dan tujuan akan mendapatkan pekerjaan.

• Surat keputusan adalah surat yang dibuat untuk memberikan penjelasan kepada hal - hal yang belum jelas, biasanya dibuat berkaitan dengan lembaga atau instansi.

• Surat pengunduran diri adalah surat yang menyatakan pengunduran diri dari tugas yang diberikan pada sebuah perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi dikarenakan faktor tertentu.

• Surat perintah adalah surat yang dapat berfungsi sebagai perantara untuk memerintahkan atau memberikan instruksi kepada bawahan / pegawai yang bekerja.

• Surat undangan resmi adalah surat yang dibuat oleh perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi dengan tujuan untuk mendatangan orang lain pada suatu acara yang akan dilaksanakan pada hari tertentu.

• Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk keperluan dinas pekerjaan. Biasanya digunakan oleh instansi yang dapat diguanakn sebagai tata kelola administrasi dan menjadi arsip dan bukti penting.

• Surat tanah adalah surat yang berisikan informasi berupa keterangan hak milik tanah oleh seseorang. Dengan surat ini juga dapat digunakan untuk menjadi bukti, bahwa orang tersebut mempunyai hak sah atas kepemilikan tanahnya.

• Surat permohonan adalah surat yang digunakan oleh perusahaan / institusi / organisasi / lembaga / instansi untuk mengharapkan sesuatu dengan tujuan tertentu. Sebagai contoh, surat perceraian diberikan oleh pengadilan agama ditujuakan kepada kedua orang yang akan bercerai.

• Surat jual beli adalah surat yang dibuat untuk memperkuat bukti lisan atas pembelian atau penjualan barang dan jasa.

• Surat edaran adalah surat yang berisikan pesan tertulis bersifat informasi untuk diberikan kepada kelompok atau kalangan tertentu dengan madsug memberitahukan suatu hal atau kegiatan.

• Surat pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberi informasi penting kepada orang lain. Sifatnya dapat berupa informasi, teguran atau peringatan.

• Surat keterangan sakit diberikan oleh pihak rumah sakit untuk memberitahukan kepada orang lain bahwa pasien bersangkutan sedang dalam kondisi sakit.

• Surat perjanjian adalah surat yang dibuat dengan tujuan untuk memperoleh kesepakatan antara kedua pihak yang sedang menghadapi suatu hal atau masalah tertentu.

• Dan lainnya

c. Surat Tidak Resmi (Surat Pribadi)

Pengertian surat tidak resmi adalah surat yang dibuat oleh seseorang kemudian disampaikan kepada orang lain / kelompok dengan madsud dan tujuan bersifat pribadi / non formal. Pembuatannya pun tak harus menggunakan aturan - aturan baku. Namun, ada beberapa bagian terpenting yang dapat kita kenali pada surat pribadi seperti terdapat :

• Tanggal pengiriman surat
• Alamat tujuan surat
• Salam pembuka
• Bagian isi
• Bagian penutup
• Tanda tangan pengirim surat

Jadi, surat pribadi dibuat tanpa memperhatikan memperhatikan aturan format baku. Bahasa penyampaianya pun dapat menggunakan bahasa remsi maupun bahasa daerah asal masih dapat dipahami. Namun, dalam penulisannya dibuat dengan rapi dan menggunakan bahasa yang sopan.

Di dalam kehidupan sehari - hari sering kali kita menemukan surat jenis ini, bahkan mereka ada yang menggunakan jasa pengiriman surat untuk mengirimkan surat pribadi untuk disampaikan kepada kerabat keluarga. Beberapa contoh surat yang termasuk ke dalam bagian surat tidak resmi antara lain adalah sebagai berikut :

• Surat cinta adalah surat yang dibuat oleh seorang kekasih untuk dikirimkan kepada belahan hati lainnya yang berisikan ungkapan perasaan cinta, sayang atau sejenisnya.

• Surat undangan - adapaun surat undangan yang dimadsud adalah surat undangan pernikahan, khitanan, ulang tahun atau  masih ada kaitannya dengan kepentingan pribadi digunakan sebagai pemberitahuann untuk kehadiaran orang yang diundang.

• Surat elektronik atau surel memungkinkan pembuatnya mengirimkan surat dengan bantuan koneksi jaringan internet melalui aplikasi khusus seperti gmail, yahoo, browser dan sebagainya. Ada sebagain beranggapan surat ini juga dapat dikatakan surat resmi jika memiliki kriteria pada surat yang resmi. Namun, dapat pula tidak karena penulisannya tanpa memperhatikan aturan – aturan baku, baik aturan yang tertulis pada surat resmi maupun pada surat tidak resmi. Jadi surat ini bebas dibuat asalkan madsud dan tujuannya tercapai. Pada surel, kita juga dapat melampirkan file berupa gambar, dokumen, video, musik dan sebagainya.

• Surat izin sakit yang dibuat oleh orang tua murid untuk memberitahuan bahwa anaknya tidak dapat masuk sekolah dikarenakan sakit

• Surat wasiat adalah surat yang dibuat oleh seseorang ketika masih hidup kemudian diperuntukan kepada orang yang berhak menerimanya agar apa - apa yang disampaikan dalam isi surat tersebut ketika sang pembuat surat meninggal dunia dapat dikerjakan oleh orang yang tercantum di dalam isi surat tersebut.

d. Surat Niaga

Surat ini sebenarnya dapat dikatagorikan ke dalam bagian surat resmi.

Dikarenakan surat ini digunakan untuk kepentingan bisnis ataupun usaha. Secara pengertian, surat niaga adalah surat yang digunakan oleh badan usaha dalam menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti urusan industri dan usaha barang jasa. Surat penawaran dan surat penagihan termasuk ke dalam surat niaga.

Kami rasa sudah cukup untuk bahasan tentang pengertian surat, fungsi surat dan macam jenisnya. Semoga, dengan adanya artikel yang singkat ini, anda dapat mengetahui, membedakan dan dapat membuat surat resmi, surat tidak resmi maupun surat niaga. Dan Semoga artikel ini dapat selalu bermanfaat dalam kehidupan sehari - hari.

Untuk membedakannya anda dapat membaca lebih lanjut postingan kami sebelum pada artikel perbedaan surat resmi dan tidak resmi. Dari sana barulah anda dapat membedakan kemudian akan dengan mudah membuat surat ini. Untuk mendapatkan beragam contoh surat, silahkan saja kunjungi setiap label di blog ini sesuai dengan surat yang anda butuhkan.